개인 지식 관리 방법 Personal Knowledge Management
since 29 January, 1999 last modified 20 June, 1999, released 1

1. 들어가는 말

현대에는 얼마나 효과적으로 정보를 받아들이고 가공하느냐가 개인의 능력에 대한 중요한 척도가 되고 있다. 개인은 정보를 효율적으로 처리하기 위하여 여러가지 측면에서 접근 할 수 있다. 많은 정보를 가능하면 빠르고 정확하게 확보하고 처리하는 것도 중요 하지만 처리된 정보를 효과적으로 관리하고 재 사용하는 것도 매우 중요하다. 특히 현대처럼 고급의 정보를 거의 무한히 접근할 수 있는 환경(좋은 예로 Internet환경을 들 수 있을 것이다.)에서는 처리능력이 한계가 있는 개인으로서는 한번 처리한 정보를 효울적으로 관리하여 고부가가치 창출에 사용하는 것이 중요하다. 특히 정보는 물리적 재화를 관리하는 것과 다르게 어떻게 처리하느냐에 따라 그 가치가 다른 차원의 문제로 확대 될 수 있다.

Knowledge and Engineering Databases: KEDB (http://members.xoom.com/namchul)에서 Engineering Infromation System에 대한 체계적 정보 관리의 필요성을 느끼고 기존의 단순한 방식을 보다 효과적으로 발전시키기로 하였다. 이러한 모색과정과 지식관리에 대한 기존의 연구,시행경험을 종합하여 Engineerng Information System 개발에 필요한 정보를 관리하는 시스템(과정 및 정보기술)을 개발하여 사용하게 되었다. 이 글은 본인이 경험과 개발결과를 토대로 작성한 개인의 지식관리 방법과 이를 지원하는 시스템에 대한 서술이다.

2. 부가 가치가 높은 정보

일반적으로 정보는 사실, 자료, (협의의)정보 그리고 지식 등 몇가지 종류로 나뉠수 있다. 이에 대한 분류와 정의는 다양하지만 일반적인 정의는 다음과 같다.

위의 정의에서 여러 정보중에 지식은 가장 부가가치가 높고 정보를 처리할 수 있는 영구적 인 도구를 제공한다는 의미에서 다른 세가지 종류의 정보와 차원을 달리한다(자주 쓰이는 격언중에 '물고기를 주지 말고 물고기를 잡는 그물을 주라'라는 말이 좋은 비유가 될 수 있다.). 그러므로 지식관리는 하위 정보를 체계적으로 수집, 저장, 정리, 개선하여 결과적으로 가장 부가가치가 높은 지식으로 발전시키고 이를 쉽게 쓸수 있도록 하는 것을 목적으로 한다.

개인의 지식관리란 하위정보(사실, 자료, 정보)를 체계적으로 관리하고(Content) 이를 발전시켜(Life Cycle) 고급정보인 지식화 하고 이를 쉽게 사용(Access)할 수 있도록 하는 활동을 뜻한다.

3. 지식 관리

정보를 관리하는 활동은 내용(Content), 접근성(Access), 그리고 생성주기관리(Life cycle management)라는 세가지 중요한 요소가 있다.

이 장에서는 지식관리 시스템에서 세가지 요소를 설명하고 이를 어떻게 구현했는지를 다룬다.

3.1 내용 표현

정보를 체계적으로 관리하기 위하여 아래 그림과 같이 (Knowledge) Map과 Body로 나누어 표현하고 있다. Map은 정보의 상호관계와 위치를 표현한 일종의 Meta 정보이며 이는 정보를 체계화 시키기 위하여 구성된다. Body는 Map에서 각 단위 정보와 Link를 가지며 실제 정보의 내용이 파일등의 매체로 저장되어 있는 부분이다. 이를 각기 자세히 알아보자.

structure of personal kms

그림 1. 내용 표현의 구조 (Knowledge Map과 Body)

Map

관리하고 있는 정보의 분류체계를 이룬다. 예로 Yahoo의 web site 분류체계와 같이 정보를 체계화 시키고 분류한것이다. 이 분류과정은 대상과 시간등 여러 환경변화에 따라 달라질수 있는 Art적 성격을 가지고 있어 해당 분야에 전문가나 전문가 집단이 충분히 고려해서 작성해야 한다. 또한 대상의 분류 방법과 표현 방식은 다양하다. 예로 일반적인 Tree 구조, Layer 구조, 데이타베이스의 3 Schema Architecture, KJ 분류법(QFD에서 사용)을 사용할 수 있다. Map은 분류체계(a guid for navigation)이기도 하지만 동시에 시간적으로 미래의 계획 (Plan) 성격을 가지고 있다 즉 먼저 전체적 체계를 만들고 정보 확보계획에 따라 분류된 빈 항목을 조사하여 채울수 있다.

추가적으로 Map은 분류외에 목표, 기반정보등을 표현하여 해당 분야에 대한 목표 관리 도구가 될 수도 있다. 최 상단의 goal항목은 관리되는 모든 정보가 지향하는 바를 표시한다. 즉 모든 정보를 보는 시각을 항시 일관되게 유지 되도록 한다. 하단의 Base resource는 모든 지식의 기본 바탕을 표시한다 이 또한 관리되는 정보를 특정 분야에 한정하여 일관성을 유지시키는 기능을 한다. 즉 지식이 속하는 일반적 바탕을 뜻한다.

Body

Body는 그림에서 보는 바와 같이 MAP의 각 Item 과 연결되어 실제 정보를 Document 단위로 관리하는 부분이다. 그림에서 Map의 Item의 Link를 선택하여 Body의 Item으로 연결되면 Item 에 속한 몇개의 Docuement에 접근할 수 있다. Document는 기본적으로 하나의 File 이며 각기 날짜를 기준으로 한 고유 ID를 가지고 있다. 그러므로 Document들은 시간을 축으로 한 연속적 연관관계를 가지고 있다.

Document 사이는 서로 Reference 하는 관계와 Version up된 관계로 나눌수 있다. Version up 관계는 하위 수준인 자료를 고급 지식화 하는 과정을 지원하며 해당 지식(Document)가 얼마나 지식화되었는지를 지표로 표시한다.

Body를 구성하는 매체는 보편성과 다양성을 고려하여 HTTP를 기반으로 하는 Web 매체를 선택하였다. Web 매체는 HTML document 뿐만 아니라, 다양한 응용프로그램 자료(Word 및 Spread sheet file)을 연결할 수 있을뿐만 아니라 Web 을 통하여 Remote의 내용을 쉽게 접근할 수 있는 장점을 가지고 있다.

3.2 접근 제공

자료에 대한 논리적 접근 방법은 Knowledge Map을 통하여 제공된다. 사용자는 분류된 Map 상에서 원하는 정보에 체계적으로 접근한후 이로 부터 Body에 저장된 Document를 찾아서 내용을 확인할 수 있다. 아울러 Document 내부에서도 관련된 정보를 Hyper text형식을 이용하여 검색하여 나갈 수 있다.

필요에 따라 요구되는 item 을 Grouping 할수 있는 기능이 필요하다. 이는 기존의 Item 및 Layer 상에서 필요한 Item 만을 묶어서 새로운 item을 Knowlege Map 상에 만들수 있다.

정보기술적 접근 제공은 Web 기술(HTML 과 URL:Uniform Resource Locaoter)을 기반으로 한다. 해당 지식관리 시스템을 Web Server 환경에서 제공하여 Internet을 통하여 장소에 관계없이 접근할 수 있도록 한다. 아울러 Document 자체도 다양한 URL을 포함하므로 이론적으로 Internet 상의 모든 관련 정보에 접근가능하다.

Map을 통한 접근외에 전체 정보중에 필요한 조건에 적합한 정보를 찾아내는 검색 기능이 필요하다. 이는 Network상의 검색 engine을 사용하여 구현할 수 있다. 이 검색 Engine은 KMS 내부의 자료만을 대상으로 하고 외부 Internet 정보는 범용 Internet 검색 Engine을 사용한다.

3.3 생성주기 관리

기본적 생성주기관리는 Document ID를 날짜로 작성하여 시계열성을 준것과 Version Model을 적용하는 기능을 이용하여 제공된다. KMS 의 모든 자료는 날짜에 기반된 유일한 ID를 가지고 있으며 이는 검색 및 선후 관계를 확인하는데 사용될 수 있다.

Version Model은 자료의 생성주기에 적합한 관리를 하기 위하여 작성되었다. 현재 KEDB Version 모델을 적용하고 있다. 이 모델은 Working, Released, Confidental 상태를 지정하며 이는 자료의 변경, 유지, 공개 작업의 참고가 된다. 아울러 Revised from 이라는 관계를 이용하여 과거 History를 확인할 수 있다. 추후로 지식화를 지원하는 Process 와 이를 지원한는 생성주기 모델을 제공할 계획이다.

4. 구현 예 (http://memebers.xoom.com/namchul/kms/map.htm)

현재 본인이 적용하고 있는 예는 Engineering Information 구현을 위해 필요한 기술들을 체계화 한 지식 관리 시스템이다. Map은 Goal, 분류체계(Tree & Layer), Base Technology(Resources) 로 구분해서 구현되어 있다. Goal은 "Engineering Information System" 구현이며 Base Technology는 "Information Technology"이다 이 Goal과 Base technology 사이에는 "Engineering Information System"을 "Information Technology"를 이용하여 구현하기 위한 여러 기술과 정보체계가 Layer와 Tree를 혼합한 방식으로 분류하고 있다. 이 분류체계의 최소 기본 단위는 Item이다. 즉 Map의 분류체계는 Item들을 상호 연관성에 의하여 분류한 것이다.

Layer는 Database의 3 Schema Architecture 개념을 사용 (필요한 경우 각 layer를 더 세분할 수 있음)하여 정보를 분류하고 있다. 가장 상위 layer인 Application layer (응용 계층)는 사용자가 실재 사용하는 응용시스템에 관한 Item를 관리하고 있다. 예로 CAD Databases에 관한 지식이 이 Layer의 item이 될수 있다.

Logical Layer(논리 계층)는 응용 시스템을 구현하기 위한 IT/SI(System Integration) 기술군, 혹은 Model(Paradime)이 될수 있다. 예로 Relational Database Management Sytems등이 될수 있다.

Impementation Layer(구현 계층)는 실제 시스템을 개발하는 기술류로써 예로 CAD File 저장을 위한 Oracle Application 개발 해당하는 Item의 예로 들수 있다.

분류체게에서 Item들은 3계층 Layer로 나뉘는 동시에 종적으로는 크게 IT(Information Technology) 기술과 SI(System Integration) 기술에 포함되는 Item으로 분류될 수 있다(Classification). 예로 SYstem 분석 및 설계 Item은 SI Classification에, Object-oriented databases는 IT Classification에 속할 수 있다.

적용된 정보기술을 보면 Web Server (http://members.xoom.com/namchul/kms/map.htm)을 사용하고 있으며 Map은 기본적으로 HTML과 HTML의 Anchor(내부와 외부)를 사용하여 Body와 연결하고 있다. 각 Document도 HTML FILE을 기본으로 하고 있으며 경우에 따라 그림, Text File, 기존 Application의 Docuemnt(예 Ms Word)을 URL을 통하여 연결하고 있으며 외부 URL도 Link하고 있다. 전체 문서 검색 엔진으로는 Online으로 제공되는 검색엔진 (http://www.naver.com)을 사용하고 있다.

5. 맷는 말

현재 정보시스템 분야에서는 지식관리 시스템에 대하여 많은 연구 및 구현 프로젝트들이 진행되고 있다. 이에 비하여 본인은 WEB 기술을 바탕으로 한 개인의 지식관리 시스템 구현에 관하여 지금까지 언급하였다. 개인의 지식관리와 조직의 지식관리는 새로운 차원의 문제이지만 개인의 관리가 기초가 된다고 생각된다. 잘 관리된 개인의 지식들이 조직내에 공유되고 보다 일반적인 지식으로 발전되는 생성주기를 가져야 한다고 생각한다. 조직의 지식관리를 위하여 개인의 지식관리에 추가되어야 할 부분은 다음과 같다.

아울러 저급 자료를 관리하여 고급 지식으로 발전시키는데 필요한 생성변화 모델과 관리도구를 보강하는 기능이 필요하다. 현재는 단순한 생성모델관리 기능을 사용하고 있는데 이를 지원할 수 있는 모델 (예: 새로운 Version Model)이 필요하다.

Knowledge and Engineering Databases ⓒ copyright Namchul Do, 1999